Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste Ristinummen Musiikkikoulu ry

1. Rekisterinpitäjä

Ristinummen Musiikkikoulu ry, Heinäpellontie 15B3, 65280 Vaasa

2. Yhteyshenkilö

Puheenjohtaja Oili Airaksinen-Rajala, Heinäpellontie 15B3, 65280 Vaasa,  puh. 040-828 1044, rmkppj@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Ristinummen Musiikkikoulun jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana ja sen ylläpito. Tiedot päättyneistä jäsenyyksistä poistetaan rekisteristä.

Käyttötarkoitus pitää sisällään tarkemmin:

• jäsenviestintää (Jäsenkirjeet ja -viestit),
• jäsenneuvontaa,
• jäsenpalveluita,
• kyselyitä

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä oikeutettuun etuun huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Ristinummen Musiikkikoulu yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Jäsenperheen yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Oppilaan yhteystiedot eli nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja opetusalueet.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään tulostettavalla ja täytettävällä ilmoittaumislomakkeella joka löytyy Ristinummen Musiikkikoulun kotisivuilta, www.rmk.fi.
Täytetty lomake palautetaan Ristinummen Musiikkikoulun puheenjohtajalle.
Henkilötiedot ja jäsensuhdetta koskevat tiedot viedään Excel-pohjaiseen jäsenrekisteriin vain erikseen nimettyjen työntekijöiden toimesta.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Ristinummen Musiikkikoulun Excel-pohjaiseen jäsenrekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtävien hoitamiseksi.

Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Ristinummen Musiikkikoulu ei luovuta tietoja ulkopuolisille.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset vaativat.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Ristinummen Musiikkikoulun käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Ristinummen Musiikkikoulu voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Ristinummen Musiikkikoulun voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse puheenjohtajalle osoitteeseen rmkppj@gmail.com

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Ristinummen Musiikkikoulu ry, Heinäpellontie 15B3, 65280 Vaasa

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen ja päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 29.1.2019.